Akhir pekan kemarin, saya diajak kembali memahami perbedaan tiga kata yang sebenarnya sering kita dengar, bahkan sering kita ucapkan sendiri, tapi kalau ditanya bedanya apa, banyak dari kita yang mendadak bingung menjelaskannya. Ini bagian dari materi mata kuliah Advanced Operational Management yang sedang saya jalani, tapi setelah dipikir-pikir, tiga istilah ini sebenarnya bukan cuma urusan kampus atau pabrik. Ia dekat sekali dengan keseharian kita, bahkan dengan secangkir kopi yang kita seduh setiap pukul 10.10 dan 14.14.
Tiga kata itu adalah efektivitas, efisiensi, dan produktivitas. Sekilas terdengar mirip, sering dipakai bergantian, padahal ketiganya bicara tentang hal yang berbeda.
Mari kita mulai dari efektivitas. Sederhananya, efektivitas itu soal seberapa dekat hasil yang kita capai dengan target yang sudah ditetapkan. Kalau target sudah tercapai, kita bisa bilang sudah efektif. Intinya, efektivitas itu soal melakukan hal yang benar, doing the right things, yang jadi sorotan adalah hasil akhirnya, bukan bagaimana cara kita sampai ke sana.
Berikutnya, efisiensi. Kalau efektivitas bicara hasil, efisiensi bicara proses. Efisiensi adalah kemampuan kita menghemat sumber daya, entah itu waktu, biaya, tenaga, atau bahan, dalam mengerjakan sesuatu. Semakin sedikit sumber daya yang terpakai untuk hasil yang sama, semakin efisien cara kita bekerja. Kalau efektivitas itu doing the right things, efisiensi adalah doing things right, melakukan dengan cara yang benar. Yang jadi perhatian di sini bukan hasil akhirnya saja, tapi bagaimana perjalanan menuju hasil itu, hemat atau boros.
Nah, dari dua hal inilah lahir istilah ketiga, produktivitas. Produktivitas adalah perbandingan antara hasil yang kita peroleh dengan sumber daya yang kita pakai untuk mendapatkannya. Produktivitas kita naik kalau hasilnya bertambah dengan sumber daya yang sama, atau hasilnya tetap tapi sumber dayanya lebih hemat. Dalam bahasa manajemen operasional, sering disederhanakan jadi satu rumus, produktivitas adalah hasil kali antara efektivitas dan efisiensi. Artinya, produktivitas tinggi hanya benar-benar tercapai kalau targetnya kena, sekaligus caranya hemat. Kalau salah satu saja yang terpenuhi, produktivitasnya belum bisa dibilang maksimal.
Supaya lebih mudah dibayangkan, mari kita pakai contoh yang dekat dengan dunia seruputkopipanas. Misalkan sebuah kedai kopi menetapkan target menyeduh seratus cangkir kopi setiap hari. Kalau seratus cangkir itu benar-benar tercapai, kedai itu bisa dibilang efektif. Tapi bagaimana kalau seratus cangkir itu tercapai dengan biji kopi yang boros, staf yang harus lembur, dan biaya operasional yang membengkak? Kedai itu tetap efektif, karena targetnya kena, tapi jelas tidak efisien.
Sebaliknya, kalau biji kopi dihemat, tidak ada lembur, tapi yang berhasil diseduh cuma tujuh puluh cangkir, kedai itu bisa dibilang efisien, tapi belum efektif, karena targetnya belum tercapai. Baru ketika seratus cangkir itu tercapai dengan bahan dan waktu yang sesuai standar, tanpa pemborosan, di situlah kedai itu bisa disebut benar-benar produktif.
Dari contoh sederhana ini, kita jadi lebih mudah membedakan mana yang sekadar sibuk, dan mana yang benar-benar produktif. Banyak dari kita, dalam pekerjaan sehari-hari, merasa sudah bekerja keras, lembur sampai malam, energi terkuras habis, tapi kalau ditelusuri, boleh jadi yang sedang terjadi hanyalah tidak efisien, bukan berarti hasilnya otomatis maksimal. Sebaliknya, ada juga yang bekerja rapi dan hemat waktu, tapi lupa mengecek apakah targetnya benar-benar tercapai atau tidak.
Jadi, kalau mau diringkas dalam satu kalimat, efektivitas itu bicara soal apa yang kita capai, efisiensi bicara soal bagaimana cara kita mencapainya, dan produktivitas adalah pertemuan yang pas dari keduanya. Kesibukan yang tidak diarahkan pada target yang tepat, atau target yang tercapai dengan cara yang boros, keduanya sama-sama belum bisa disebut produktif.
Supaya lebih mudah diingat, ada tiga hal sederhana yang bisa kita jadikan pegangan sehari-hari.
Pertama, sebelum mulai sibuk, pastikan dulu targetnya jelas. Percuma bekerja cepat dan bersemangat kalau ternyata arahnya tidak menuju sasaran yang tepat. Efektivitas selalu dimulai dari kejelasan tujuan, bukan dari seberapa banyak yang sudah dikerjakan.
Kedua, biasakan bertanya, “apakah ini sudah cara yang paling hemat?” setiap kali target tercapai. Jangan cepat puas hanya karena hasilnya kena, cek juga berapa banyak waktu, biaya, dan tenaga yang terpakai untuk sampai ke sana. Efisiensi sering luput justru karena kita terlalu fokus merayakan hasil.
Ketiga, ukur produktivitas dengan membandingkan hasil dan sumber daya secara berkala, bukan dengan seberapa lelah atau seberapa larut kita pulang. Rasa capek bukan alat ukur yang akurat, yang lebih jujur adalah angka, output dibanding input yang benar-benar kita keluarkan.
Barangkali, ini juga jadi bahan renungan buat kita semua, bukan soal seberapa sibuk kita hari ini, tapi seberapa tepat sasaran dan seberapa hemat cara kita sampai ke sana.
